Le 9 février 2019, la directive européenne sur les médicaments falsifiés entrera en vigueur. Celle-ci impose aux pharmaciens de contrôler l’authenticité d’un médicament avant sa délivrance au patient. Pour authentifier le médicament, vous devrez scanner le code-barres 2D (ou Datamatrix) qui devra figurer sur tout nouveau conditionnement de médicament (soumis à prescription + remboursable en délivrance libre). Si les données encodées dans ce Datamatrix correspondent à celles figurant dans le système d’authentification géré par la Belgian Medicines Verification Organisation (BeMVO), vous pourrez délivrer le conditionnement le cœur léger.

Pour avoir accès à ce système d’authentification de la BeMVO, chaque pharmacie belge (et luxembourgeoise) va devoir s’y enregistrer, ou – pour reprendre le jargon de la BeMVO – faire l’embarquement contractuel.

En pratique, comment procéder?

PREMIÈRE ETAPE:
Vous devez compléter le formulaire de demande d’accès et confirmer que vous acceptez les conditions d’accès, ou NAP (NMVS Access Policy).

Les pharmacies individuelles doivent obligatoirement s’enregistrer en ligne.
Elles doivent compléter le formulaire de demande d’accès.
Ce formulaire à remplir n’existe qu’en anglais. Pour vous aider à le remplir, l’union de Liège a réalisé un « mini mode d’emploi » (cliquez ICI)

Passons rapidement les 4 pages de la procédure en revue:

  • Comme vous le verrez, vous devrez d’abord indiquer, à la 1e page (Your organisation), les nom, adresse et numéro de TVA de votre « organisation » (c.-à-d. votre pharmacie ou, le cas échéant, votre société), puis les nom, rôle et adresse mail du « organisation responsible » (c.-à-d. vous, le titulaire de la pharmacie).
  • Sur la 2e page (End User location), vous devrez compléter les données de votre pharmacie proprement dite (Location). Il s’agit donc des mêmes données qu’à la 1e page, sauf si vous êtes en société et que le nom de cette dernière diffère du nom de votre pharmacie.
  • Sur la 3e page (Software details), vous devrez compléter le nom de votre maison de soft, ainsi que le nom et le numéro de version (Software version) de votre logiciel. Attention: si vous n’indiquez pas ces données, vous devrez, par la suite, faire vous-même la procédure de login au système de la BeMVO et renouveler votre mot de passe tous les 60 jours. En complétant ces données, vous permettez à votre maison de soft de régler pour vous cette question de l’accès au système (et les problèmes éventuels qui pourraient survenir à l’avenir). Nous vous conseillons donc vivement de le faire !
  • Sur la 4e page du formulaire (Acceptance NAP), il ne vous restera plus qu’à marquer votre accord à la NAP (NMVS Access Policy).

Les groupes de pharmacies doivent suivre une autre procédure.
Elles doivent télécharger un fichier Excel et la NMVS Access Policy (NAP). Sur ce fichier Excel doivent être mentionnées les données de toutes les pharmacies concernées et le fichier doit être sauvegardé sous le nom suivant: PHA_nomdugroupedepharmacies_YYYYMMDD (= la date, par ex. 20181010). Il faut ensuite compléter la NAP, signer le document et le scanner. Le document scanné et le fichier Excel doivent être envoyés par mail (objet: FMD USER ACCESS REQUEST) à pha@bemvo.be.

Vous trouverez ICI des instructions détaillées pour l’enregistrement de votre demande d’accès fournies par la BeMVO. S’il vous reste des questions après avoir lu ces instructions et consulté le mini-mode d’emploi, envoyez-les par mail à info@bemvo.be.

SECONDE ETAPE:
Dès que BeMVO a effectué les vérifications nécessaires et configuré votre pharmacie en tant qu’utilisateur, vous recevez une confirmation de votre inscription par e-mail.
Attention : ce processus de confirmation d’inscription peut prendre de 2 semaines à 2 mois. BeMVO nous informe qu’il ne garantit pas que les demandes d’accès reçues après le 15 décembre 2018, seront toutes confirmées avant le 9 février 2019.

TROISIÈME ETAPE:
La dernière étape consiste à activer votre certificat. Ce dernier vous permet de vous connecter au système de vérification BeMVO.
Pour cela, vous recevrez dans le courant du mois de février, un e-mail avec votre nom d’utilisateur. Un courrier (lettre) renfermant votre TAN (mot de passe initial pour le téléchargement du certificat) vous sera envoyé 15 jours après cet e-mail.
Vous avez besoin de ces renseignements pour activer et gérer votre certificat dans votre logiciel de gestion informatique. Vraisemblablement, dans une des mises à jour prochaines, votre logiciel vous informera de la procédure à suivre.